Benutzerhandbuch

Der erste Weg — von Hand: tippen Sie auf „+ Rechnung“ im Rechnungsbildschirm. Fünf Felder sind Pflicht: die Einheit (wem Sie zahlen), die Rechnungsnummer, wie die Einheit sie schrieb, der Betrag, das Rechnungsdatum und die Fälligkeit — eine Frist in Tagen oder ein Datum, beides geht. Ohne Fälligkeit wird keine Rechnung gespeichert. Ein Anhang ist freiwillig.

Schreiben Sie den Namen der Einheit, wie er ist; ist sie neu, legt die App sie an und bittet Sie, den Namen zu bestätigen — ein Leerzeichen zu viel oder ein anderer Buchstabe erzeugt ein Duplikat einer vorhandenen Einheit. Und geben Sie eine Rechnung ein, deren Einheit und Nummer es schon gibt, sagt die App es vor dem Speichern.

Der zweite Weg — aus einem Code: oben im Eingabebildschirm zwei Schaltflächen: „Rechnungscode aus PDF oder Bild scannen“ und „Rechnungscode mit der Kamera scannen“. Der Code ist eines von zweien: der Steuer-Rechnungscode, gedruckt auf der Rechnung des Verkäufers — daraus werden Verkäufer, Betrag, Steuer und Datum gelesen, Rechnungsnummer und Fälligkeit bleiben Ihnen — oder ein Code, den ein anderes AwanPro gezeichnet hat, auf dem Telefon eines Kollegen, der Ihnen die ganze Rechnung Feld für Feld bringt. In beiden Fällen speichern Sie nach der Prüfung: Betrag, Datum und Name der Einheit. Weicht der Name auf der Rechnung von Ihrem ab, wählen Sie einmal Ihre Einheit — ihre USt-Nummer wird damit verknüpft, und jede weitere Rechnung wird unter Ihrem Namen für sie gespeichert.

Der dritte Weg — per Teilen: kam die Rechnung über WhatsApp oder E-Mail? Teilen Sie sie von dort an AwanPro, und es öffnet den Eingabebildschirm, ausgefüllt aus ihrem Code.

Wie auch immer Sie sie hinzufügen: die Rechnung erscheint im Reiter „Offen“, und darüber aktualisiert sich alles: die vier Karten (Gesamt · offen · teilweise · bezahlt) und die farbigen Streifen: überfällig, heute fällig, in drei Tagen und diese Woche.

Tippen Sie auf die Rechnung: ihr Blatt öffnet sich. Dort Zahlung erfassen mit beliebigem Betrag, Datum, Uhrzeit und Zahlungsart, und Zahlung bestätigen, das den ganzen Rest mit heutigem Datum und Uhrzeit ausfüllt — ändern Sie sie, wenn Sie an einem anderen Tag zahlten. „Status ändern“ auf bezahlt tut dasselbe.

Eine Teilzahlung setzt die Rechnung auf „teilweise“ und lässt sie offen, bis sie vollständig ist. Jede Zahlung hat einen Beleg mit laufender Nummer im Jahr (PAY‑2026‑0007), der im Reiter „Zahlungen“ mit Datum und Art erscheint.

Mehr als den Rest bezahlt? Der Überschuss geht nicht verloren: er bleibt als Guthaben der Einheit, wird von selbst von ihrer nächsten Rechnung abgezogen — oder Sie wenden ihn mit „Guthaben anwenden“ auf eine beliebige Rechnung an. Löschen Sie eine Zahlung, wird der ganze Vorgang aufgehoben — alle Belege —, die Wirkungen auf Rechnungen und Guthaben werden zurückgenommen, und das wird protokolliert.

Beim Bezahlen aus der Bank-App: kopieren Sie aus dem Rechnungsblatt Betrag, Rechnungsnummer oder Namen der Einheit mit einem Tipp — eine reine Zahl, die sich so einfügen lässt.

Eine Einheit ist, wem Sie zahlen: Vermieter, Lieferant, Telekomanbieter. Sie entsteht von selbst mit der ersten Rechnung, oder Sie legen sie mit „+ Einheit“ an. Jede Einheit erscheint als Karte, die ihre Rechnungen zusammenfasst: wie viele, die Summe, was bezahlt ist und was bleibt, und die übliche Fälligkeitsfrist bei ihr; Sie können suchen und sortieren.

Öffnen Sie die Einheit, finden Sie ihre Karte: allgemeine Daten, Kontakt, Adresse, Bankdaten und Felder, die Sie hinzufügen. Ihren Auszug: jede Rechnung, Zahlung und jeder Saldo zwischen Ihnen, mit Daten — ein vollständiges Dokument, von Anfang an zu lesen und ihr zu senden. Und ihren Guthabenverlauf, der alles festhält, was in ihr Guthaben kam und daraus ging.

Eine Vorauszahlung wird im Reiter „Zahlungen“ ohne Rechnung erfasst: sie gilt der ältesten offenen Rechnung der Einheit, der Rest bleibt als Guthaben für die nächste. Eine Einheit lässt sich nicht löschen, solange sie eine Rechnung hat, auch archiviert, einen Beleg, ein Guthaben oder eine wiederkehrende Vorlage — die App sagt, was — führen Sie sie stattdessen in eine andere über, und alles zieht mit.

Miete und Abos werden nicht jeden Monat getippt. Unter „Automatische Rechnungen“ legen Sie eine Vorlage an: Einheit, Betrag, Wiederholung — monatlich, vierteljährlich, jährlich oder alle N Tage, die Sie eingeben — das Startdatum, ab dem gezählt wird, ein Enddatum, wenn Sie wollen, die Fälligkeitsfrist, eine Vorankündigung einige Tage vorher, und ein Präfix, aus dem jedes Mal die Rechnungsnummer erzeugt wird (ELEC‑2026‑10).

Am Datum erzeugt die App die Rechnung selbst, erfasst sie wie jede eingegebene Rechnung und benachrichtigt Sie. Jede erzeugte Rechnung steht im Protokoll als aus den wiederkehrenden Rechnungen stammend.

Alles, was keine Rechnung ist, aber ein Datum hat — Handelsregister verlängern, Monatsinventur, Vertrag prüfen — wird als Aufgabe geschrieben: Titel, Details, Datum, Uhrzeit und Priorität (hoch · mittel · niedrig). Und eine Erinnerung, die zu ihrer Zeit klingelt: einmal, täglich, wöchentlich, alle N Tage, an gewählten Wochentagen oder monatlich, vierteljährlich, jährlich — und von selbst aufhört, wenn die Aufgabe erledigt ist.

Jede Aufgabe hat eine Checkliste: Punkte, die Sie einzeln abhaken, und ein Balken zeigt den Fortschritt. Schalten Sie „Aufgabe schließen, wenn die Checkliste vollständig ist“ ein, schließt sie sich beim letzten Punkt selbst und öffnet sich wieder, wenn Sie einen abwählen.

Für die sich wiederholenden gibt es automatische Aufgaben: eine Vorlage mit ihren Punkten erzeugt ab einem gewählten Startdatum zu jedem Termin eine Kopie — und jede Kopie bleibt eigenständig mit eigenen Punkten.

Hinaus: über das ⋮-Menü im Rechnungsbildschirm exportieren Sie, was Sie sehen — nach Wunsch zwischen zwei Daten gefiltert — nach Excel oder PDF und senden es über das Teilen-Menü mit jeder App an Ihren Buchhalter.

Herein aus einer Datei: „Daten importieren“ liest eine Excel-Datei mit Einheit, Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit und beliebigen Feldern, zeigt sie Ihnen vor dem Speichern zur Prüfung — was das Speichern blockiert in Rot, was einen Blick verdient in Orange — und fügt sie dem Vorhandenen hinzu, ohne zu löschen. Für eine Rechnung ohne eingetragene Fälligkeit wird keine angenommen. Eine Datenbankdatei — eine Sicherung von einem anderen Telefon oder aus der Web-App — ersetzt alles in der App, und vorher wird eine Kopie Ihrer Daten gespeichert.

Herein über die Kamera: richten Sie sie auf einen Steuer-Rechnungscode: Verkäufer, Betrag, Steuer und Datum werden gelesen und die Felder gefüllt; das Speichern bleibt bei Ihnen. Und zwischen zwei Telefonen: „Code dieser Rechnung“ zeichnet sie auf Ihren Bildschirm, die andere App liest sie Feld für Feld und speichert nichts, bis ihr Besitzer zustimmt. Ebenso „Code der Karte dieser Einheit“ und „Aus Code importieren“ im Einheitenbildschirm — enthält die Karte viele Daten, wird sie als mehrere Codes gezeigt, die nacheinander in beliebiger Reihenfolge gescannt werden. Alles offline, ohne gesendete Datei.

Eine erledigte Rechnung wird von ihrem Blatt aus ins Archiv verschoben: sie verlässt Listen und Zahlen, wird aber nicht gelöscht, und kommt mit einem Tipp zurück. Endgültiges Löschen ist eine andere Tür, mit Bestätigung.

Das Protokoll schreibt alles auf, was geschah: ein Hinzufügen, eine Änderung, eine Teilzahlung, ein angewendetes Guthaben, eine umbenannte oder zusammengeführte Einheit, ein Verschieben ins Archiv, ein Import. Weicht eine Zahl von Ihrer Erinnerung ab, wissen Sie, wann sie sich änderte und warum. Es lässt sich nach Vorgangsart filtern.

Erscheinungsbild: hell, dunkel oder wie das Gerät. Sprache: eine von zehn oder die des Geräts — und Ihre Wahl bleibt, wie auch immer sich die Telefonsprache ändert.

Erinnerungen: eine gebündelte Benachrichtigung morgens und abends mit dem, was Sie schulden — überfällig, heute und diese Woche — zu zwei Uhrzeiten, die Sie setzen, mit einer Schaltfläche, die es sofort ausprobiert, statt auf den Morgen zu warten. Auf derselben Seite die Berechtigungen, die die Benachrichtigung braucht, um pünktlich anzukommen, und „Ausnahme vom Energiesparen“ für Geräte, die inaktive Apps stoppen.

Währungsname: schreiben Sie ihn, wie Sie wollen (SAR, $, €), und wählen Sie, wo er erscheint: überall, nur in Berichten und Benachrichtigungen oder nirgends. Die Standard-Zahlungsart ist bei jeder Zahlung vorausgewählt; ändern Sie sie bei Bedarf einmalig.

Gespeicherte Sicherungen: die App speichert von selbst eine Kopie nach jedem Vorgang, der Geld berührt, vor jeder Wiederherstellung oder Löschung, täglich zu einer gesetzten Uhrzeit und sofort per Schaltfläche — jede nach ihrem Anlass benannt, im Gerät und im Ordner „AwanPro“ unter Dokumente, damit sie das Deinstallieren übersteht, und Sie legen fest, wie viele bleiben. Von hier stellen Sie wieder her und teilen jede mit jeder App. „Sicherung für die Web-App“ schreibt eine Datei, die das Web lesen kann.

Daten löschen — nur die Finanzdaten oder alles — steht am Seitenende, läuft nur nach Eingabe des Bestätigungsworts, und vorher wird gesichert. Ganz unten „Über die App“: Version, Datenschutzerklärung, Bedingungen und Website.

Damit Benachrichtigungen ankommen, öffnen Sie Werkzeuge ← Erinnerungen: oben drei Berechtigungen, jede mit ihrem Status: App-Benachrichtigungen — ohne sie erscheint gar keine; exakte Zeit — ohne sie kommt die Benachrichtigung in einem Zeitfenster, nicht auf die Minute; Ausnahme vom Energiesparen — weil manche Geräte inaktive Apps stoppen. Erteilen Sie sie dort, dann tippen Sie auf „Erinnerungen jetzt prüfen“, und sofort kommt eine Benachrichtigung.

Dann in den Telefoneinstellungen: manche Geräte — Huawei, Honor, Xiaomi und einige Samsung — stoppen die App nach dem Schließen trotz Berechtigungen; dann sagt Ihnen die App das, wenn die Benachrichtigung verspätet kommt, und öffnet ihre Seite in den Einstellungen: Akku ⟵ „Manuell verwalten“ und Hintergrundausführung erlauben.

Und haben Sie die App eine Weile nicht geöffnet, schränkt das System ihren Anteil an Benachrichtigungen ein — auch das sagt die App, und gelegentliches Öffnen genügt. „Diagnose“ auf derselben Seite sagt Ihnen, ob der Termin geplant ist und wann er zuletzt lief.